Pregunte a HPL

Las salas de reuniones de las bibliotecas vecinales de la Biblioteca Pública de Houston (HPL) están disponibles sin costo alguno para que las utilicen grupos comunitarios para reuniones y programas informativos, educativos o culturales cuando no sean necesarios para fines de la biblioteca. El uso de la sala de reuniones no constituye el respaldo de la Biblioteca o la Ciudad a los puntos de vista, creencias, ideas o políticas expresadas por organizaciones o individuos que utilizan el espacio.
Las reuniones deben ser gratuitas y abiertas al público en general. El personal de la biblioteca se reserva el derecho de asistir a cualquier reunión o evento programado en la biblioteca para garantizar el cumplimiento del uso de la sala.
 

El solicitante o representante autorizado de la organización deberá ser titular de una tarjeta de la Biblioteca Pública de Houston. Organizaciones elegibles (en orden de prioridad):

• Programas de la biblioteca.
• Grupos u organizaciones afiliados a la Biblioteca o la Ciudad de Houston.
• Grupos cívicos, educativos y sin fines de lucro que presentan reuniones de interés público.
• Se permiten eventos no partidistas, como un foro público abierto a todos los candidatos o reuniones públicas celebradas por funcionarios electos actuales.
• Otros grupos no incluidos anteriormente y no excluidos específicamente en la Política de salas de reuniones de la biblioteca.

Reuniones excluidas:

• Uso personal como fiestas de cumpleaños, baby showers, etc.
• Reuniones que requieren pago de admisión, tarifa de inscripción, tarifa de materiales o donaciones requeridas. Esto incluye tarifas o donaciones solicitadas fuera del sitio.
• Programas que involucran la venta, publicidad, marketing, promoción de productos o servicios comerciales o programas patrocinados por una empresa comercial, independientemente de su propósito.
• Campañas políticas o actividades políticas de recaudación de fondos.

• Reservar una sala de reuniones de la biblioteca para un evento de anuncio de medios (como una conferencia de prensa) requiere la aprobación de la administración de la biblioteca y debe cumplir con todos los estándares de reuniones de la comunidad, es decir, ser realizado por una organización elegible, no promover un producto, estar abierto. para todos, no debe usarse para campañas políticas o actividades políticas de recaudación de fondos, etc. Se requerirá que los clientes obtengan la aprobación de toda la publicidad antes de su publicación.
• Reservar una sala de reuniones de la biblioteca o un espacio para realizar una sesión de fotos o un video de cualquier tipo puede calificarse como “uso comercial” y requiere la aprobación de la Administración de la Biblioteca. El “uso comercial” incluye, entre otros, fotografías y vídeos tomados por un fotógrafo o camarógrafo pagado, utilizados para promocionar un evento o producto que se utilizará en un producto/película/publicación que se venderá o se respaldará mediante ventas (incluidos publicidad). Estas solicitudes pueden estar sujetas a tarifas y contratos adicionales, según el alcance de la solicitud.

• HPL no proporciona ningún espacio público para que las personas realicen negocios privados en la Biblioteca. Los negocios privados incluyen tutorías por parte de tutores privados pagados, presentaciones a clientes potenciales para servicios pagos y/o solicitud de bienes o servicios. También está prohibido distribuir tarjetas de presentación u otros materiales promocionales o solicitar información de contacto de los asistentes con la intención de vender servicios en un momento posterior.
• Se pueden vender libros, materiales y otros artículos relacionados con la biblioteca junto con eventos patrocinados por la biblioteca con la aprobación del Director o su designado. Se puede solicitar una contribución a un grupo afiliado a la Biblioteca con cargo a los ingresos.

• Las solicitudes se consideran por orden de llegada.
• Cada reunión requiere una reserva por separado.
• Las salas de reuniones se pueden reservar con hasta 90 días de antelación. Las salas de reuniones podrán reservarse el mismo día si hay espacio disponible.
• La Biblioteca se reserva el derecho de limitar el número de reservaciones por parte de un individuo u organización para mantener la disponibilidad de salas de reuniones para otros grupos. 

• Las salas de reuniones solo se pueden utilizar cuando las ubicaciones de la biblioteca estén abiertas al público, excepto a discreción del director de la biblioteca o su designado.
• Todas las salas de reuniones deben quedar libres al menos 15 minutos antes de la hora habitual de cierre de la biblioteca.

El número máximo de personas permitidas en una sala de reuniones lo establecen los códigos de incendio. La capacidad de las salas se publica en el sitio web de la biblioteca. La capacidad de las salas puede ajustarse según las necesidades operativas de la biblioteca.

• La biblioteca se reserva el derecho de cambiar o cancelar reservas si:

1. Ocurre una emergencia relacionada con el clima o un edificio,
2. Interviene un programa/necesidad especial de biblioteca.

• En cualquiera de los dos casos se podrá asignar al grupo a otra ubicación, o si no hay otro alojamiento disponible, se cancelará el compromiso de sala de reuniones.
• Los grupos que no pertenecen a la biblioteca tienen derecho a cancelar una reunión programada, pero deben notificar a la biblioteca tan pronto como tengan conocimiento de la necesidad de cancelarla (preferiblemente con al menos 72 horas de anticipación).

• Cada sala de reuniones está equipada con mesas y sillas.
• Los grupos son responsables de montar y desmontar todas las mesas y sillas utilizadas.
• La carga/descarga y transporte del material del grupo es responsabilidad exclusiva de cada grupo.
• La biblioteca no puede almacenar equipos o suministros.

• Todas las ubicaciones de la Biblioteca tienen Wi-Fi. Las conexiones Ethernet no están disponibles en las salas de reuniones.
• Equipo de biblioteca:

1. Desafortunadamente, la Biblioteca Pública de Houston no cuenta con personal para brindar soporte a los equipos audiovisuales. Algunas bibliotecas vecinales tienen equipos audiovisuales limitados integrados en las salas de reuniones. No hay ningún otro equipo disponible.
2. Confirmar con la ubicación para asegurar la disponibilidad del equipo.
3. La biblioteca no se hace responsable del mal funcionamiento del equipo. 

• Equipo no perteneciente a la biblioteca:

1. Si un grupo desea proporcionar y operar su propio equipo, puede hacerlo.
2. La biblioteca no es responsable del equipo, suministros, materiales u otros artículos propiedad de un grupo y utilizados en la biblioteca.

• Se podrán servir comidas y bebidas para grupos en las salas de reuniones. No se pueden servir comidas preparadas. 
• Los grupos son responsables de la limpieza y eliminación adecuada de la basura. Toda la basura deberá ser retirada por la organización. 
• Las bebidas alcohólicas solo se pueden servir en las instalaciones de la biblioteca con la aprobación por escrito del director de la biblioteca o su designado.

• Algunas ubicaciones de la Biblioteca Vecinal tienen salas de estudio que se pueden reservar con anticipación en línea, pero que también están disponibles (si no se reservaron previamente) accediendo por orden de llegada. Las habitaciones se pueden utilizar durante dos horas seguidas. El tiempo se puede ampliar si no hay nadie esperando.
• Las ubicaciones sin salas de estudio pueden utilizar salas de conferencias y salas de reuniones como salas de estudio sin cita previa si la sala está disponible. Los formularios de la sala de reuniones deben enviarse en línea como de costumbre, y el uso de la sala de reuniones aún está sujeto a las reglas establecidas en esta política.

Los grupos que utilizan las instalaciones de la biblioteca para actividades no patrocinadas por la biblioteca deben cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1991 (ADA) y asumir la responsabilidad de brindar adaptaciones adecuadas a los participantes con necesidades especiales.

Reglamento contra incendios – según el Código Uniforme de Incendios: 2501:11-17

• Todas las salidas, pasillos, puertas, corredores, escaleras y vestíbulos que conducen a escaleras o salidas se mantienen libres de obstrucciones y las puertas y señales de salida no están ocultas ni bloqueadas de ninguna manera.
• La asistencia a las reuniones no podrá exceder el número máximo de personas certificado por el Cuerpo de Bomberos como límite de ocupación de la sala.
• Están prohibidas las velas y otros dispositivos con llama abierta. Las llamas abiertas incluyen velas de cumpleaños, encendedores, cerillas, latas para calentar platos, antorchas o cualquier otro medio de llama abierta.

Programar una habitación: Cada ubicación mantiene un programa/calendario de eventos para futuras reuniones bibliotecarias y no bibliotecarias. Los eventos programados se coordinan para que solo se reserve un evento en la misma sala al mismo tiempo.

• Las salas deben reservarse completando el formulario de reserva de reuniones en línea en el sitio web de la biblioteca.
• Se requiere una tarjeta de la Biblioteca Pública de Houston para todas las reservaciones de salas de reuniones. 
• El administrador de la biblioteca del vecindario o la persona designada revisará todas las solicitudes para considerarlas según los criterios de la sala de reuniones, los requisitos y la elegibilidad de un grupo para usar la sala.
• El tiempo de montaje y desmontaje está incluido en la reserva para evitar superposiciones de reuniones. No hay tarifas por el uso de la sala de reuniones en las Bibliotecas Vecinales, excepto posibles tarifas por “fotografía comercial” en cualquier momento.

Publicidad sobre Reuniones y Medios

• Es necesario informar a los grupos sobre los requisitos de publicidad cuando se programan las salas.
• Se debe enviar una copia de toda la publicidad impresa y en las redes sociales al administrador de la biblioteca o a la persona designada para su aprobación antes de su publicación o distribución; La aprobación final la proporciona la División de Comunicaciones de la Biblioteca. La exhibición de cualquier publicidad está sujeta a la Política de la Biblioteca: Exhibición de Materiales. La revisión estándar de la publicidad puede tardar hasta tres (3) días hábiles antes de que se apruebe el material para su distribución.
• La publicidad debe incluir las dos declaraciones siguientes:

1. "Este programa no está patrocinado ni respaldado por la Biblioteca Pública de Houston".
2. “Si tiene una necesidad física o de comunicación especial que pueda afectar su participación en esta actividad, comuníquese con (nombre) al (número de teléfono), (correo electrónico) al menos 72 horas antes del evento para discutir las adaptaciones. No podemos garantizar la disponibilidad de alojamiento sin notificaciones previas de necesidad”.

• El grupo es responsable de realizar las adaptaciones necesarias para los asistentes a la reunión.
• Presencia de los medios: La División de Comunicaciones de la Biblioteca Pública de Houston debe ser notificada con al menos 24 horas de anticipación cuando los medios estarán presentes.
• Todas las solicitudes de fotografías y/o películas deben enviarse a la Administración de la Biblioteca.

Expectativas del grupo

• Todos los grupos deben cumplir con Reglas de la biblioteca.
• Se requiere supervisión de un adulto para cualquier evento al que asistan personas menores de 18 años.
• El representante autorizado del grupo deberá:

1. Asegúrese de que se cumplan todas las reglas de la biblioteca.
2. Avisar al personal de la biblioteca cuando la sala de reuniones haya quedado libre y el número de asistentes.
3. Ser responsable de la reunión del grupo, comportamiento, daño, rotura, robo o mal uso de las instalaciones de la biblioteca.
4. Las habitaciones deben dejarse razonablemente ordenadas, con toda la basura en los recipientes provistos y los muebles devueltos a su lugar apropiado al finalizar la reunión.

• La Biblioteca se reserva el derecho de asistir a las reuniones que se celebren en sus instalaciones. Las puertas de las salas de reuniones deben permanecer abiertas para permitir el acceso al espacio de reuniones al público y al personal.
• La Biblioteca puede negar el uso a cualquier grupo u organización debido a violaciones de las reglas relacionadas con el uso de la sala de reuniones, incluyendo no presentarse sin cancelación, exceder el límite de tiempo de la sala, tener comida o no restaurar la sala a su condición original.

Violación de las reglas/regulaciones de la sala de reuniones: Cuando se observe que un grupo viola las normas y reglamentos de la sala de reuniones, el gerente o responsable deberá:

• Informar al cliente que su conducta viola las normas de la Biblioteca. Esto siempre debe hacerse de manera cortés, discreta y profesional. Si la conducta del cliente molesta a otros clientes, infórmeselo.
• El personal de la biblioteca no debe interrumpir una reunión que ya esté en curso, sino esperar hasta que haya concluido antes de continuar. Si se descubre una infracción antes de la fecha de la reunión, se debe notificar al grupo que no están siguiendo las normas de la sala de reuniones. Si no aceptan seguir las normas, la suspensión del uso de la sala puede tener efecto antes del inicio de la reunión o se puede cancelar la reserva de la reunión.
• Después de recibir una advertencia, un grupo no debe volver a violar las normas de la Biblioteca. Si el personal observa una segunda violación de las reglas de la sala de reuniones, el personal puede suspender el uso de la sala de reuniones según la gravedad de la infracción.
• Suspensión a corto plazo (90 días)

1. Exceso de tiempo reservado en la sala de reuniones
2. No permitir el ingreso del personal ni del público en general a la sala de reuniones.
3. Sirviendo comida
4. Usar velas u otros dispositivos con llama abierta

• Suspensión a Largo Plazo (180 días a indefinido)

1. Cobro de entrada para reuniones
2. Vender productos o servicios durante la reunión.

Para ver la disponibilidad y reservar una sala de reuniones en HPL, visite nuestro Salas de reunión y estudio página en nuestro sitio web.